宴会の幹事役は初めて!そんな時に知っておきたいやるべき2つの仕事

開催日を調整しましょう

宴会を行う際は必ず誰かが幹事役を担当することになります。すでに経験している場合はやり方を知っているのでスムーズに進められますが、初めての場合はやるべき仕事がわからず、考え込んでしまう場合があります。幹事役がやるべき仕事の1つ目は開催日の調整です。

基本的に参加者の都合の良い日はバラバラなので、希望日を完全に一致させることは難しいです。しかし、そういう状況だったとしても、できるだけ都合の良い日を探すのが幹事役の大事な仕事です。

参会者に都合の良い日を教えてもらわなければならないため、調整に時間を要することはあるので、時間に余裕を持ちましょう。ただ、まだ先のイベントについては、予め幹事が開催日を決め、伝えておくことで参加者の方が合わせてくれます。

開催場所は慎重に選ぶ

幹事役が担当する仕事の2つ目は開催場所を慎重に選ぶことです。宴会は居酒屋やホテル、旅館といった場所で行う場合が多いです。それぞれ名物料理や室内の空間、外観など異なる部分が多いので、幹事役の独断で選んでしまうと、参加者に満足してもらえない場合があります。

参加者全員の意見を反映させることは難しいですが、同じような意見が多い場所にしたり、集まりやすい場所を選んだりなど、参加者第一に考えることが重要です。

しかし、意見を参考にしようとしてもバラバラだった場合は、幹事役が決定するしかないです。参加者によって満足したり、イマイチだったりなど、色々な感想を持たれることになるでしょうが、そこは全て受け止めるしかないです。

大阪の宴会では、参加人数に応じて最適な会場を選択でき、情報収集や予約などもインターネット上で行えます。